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Approfondimento: Le nuove norme ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015

Gestire la transizione con efficienza - A cura di Silvia Perazzolo

19/01/2016

A settembre 2015 sono state pubblicate, al termine di un’importante revisione, le nuove edizioni delle norme ISO 9001 e ISO 14001, gli standard più diffusi a livello mondiale per la certificazione dei sistemi di gestione per la qualità e l’ambiente. Le modifiche apportate sono sicuramente significative, e rendono necessario guardare con “occhi nuovi” al proprio sistema di gestione. L’adeguamento ai nuovi requisiti rappresenta infatti non solo una necessità ma anche un’importante opportunità di miglioramento. Si otterrà così un passaggio semplice, che allo stesso tempo contribuirà a migliorare l’efficienza e la fruibilità dei sistemi, veri e propri “strumenti” di gestione delle complesse problematiche quotidiane di tutte le organizzazioni.

Analizziamo, in estrema sintesi, i principali cambiamenti:

1- Nuova struttura delle norme (HLS)
Entrambe le norme, così come tutte le norme sui sistemi di gestione, sono ora conformate su 10 punti, comuni a tutti gli schemi. La nuova struttura è stata pensata proprio per facilitare l’integrazione dei sistemi di gestione presenti in azienda, al fine di massimizzarne l’efficienza e facilitare il coinvolgimento di tutte le funzioni interessate, nonché l’integrazione del sistema di gestione nelle più generali strategie organizzative.

2 - La gestione della documentazione
Cambia la filosofia dell’approccio alla gestione della documentazione, che si avvicina alle esigenze di flessibilità e fruibilità ed all’uso sempre più diffuso di registrazioni elettroniche. Si parla ora di “informazione documentata”, che comprende tutte le tipologie di documentazione (ex procedure, istruzioni operative, registrazioni) che l’Organizzazione dovrà gestire in quanto necessarie al corretto funzionamento del proprio Sistema di Gestione. Entrambe le norme non richiedono più la stesura di un “manuale del sistema di gestione”, che pure, se utile all’organizzazione, potrà comunque essere mantenuto.

3 - La leadership
Il ruolo della Direzione, in quanto “leader”, ispiratore e guida dell’Organizzazione, viene accentuato. Viene richiesto maggior coinvolgimento a tutto il top management, al fine di promuovere a tutti i livelli maggiore consapevolezza sullo scopo dei sistemi di gestione. Scompare la figura del “rappresentante della direzione”, a favore di una maggiore presenza di tutto il top management nella guida del sistema di gestione. Obiettivi e politica dovranno essere allineati , con gli orientamenti strategici dell’Organizzazione

4 - L’analisi del contesto
Per entrambe le norme questo nuovo requisito rappresenta un’importante novità. L’organizzazione sarà ora tenuta a comprendere il contesto, inteso come tutti quei fattori interni ed esterni, sia positivi che negativi, che sono rilevanti per i suoi obiettivi strategici e per la sua capacità di ottenere i risultati attesi. La prospettiva diventa qui certamente più ampia, arrivando a considerare non solamente i fattori direttamente più impattanti per l’attività dell’organizzazione o il suo impatto ambientale, ma anche altri fattori (es. contesto tecnologico, finanziario, politico, sociale , culturale, ecc.) che possono comunque avere un’influenza. Nell’analisi del contesto vanno tenute in considerazione anche le esigenze e le aspettative delle parti interessate. Il nuovo approccio è evidenziato anche dalla rappresentazione grafica del tradizionale ciclo di Deming che comprende ora in modo esplicito anche questi nuovi aspetti.

5 - La gestione dei rischi (intesi come “minacce” ed “opportunità”)
Il concetto di analisi e gestione del rischio è sicuramente la maggiore novità per i sistemi di gestione per la qualità (ISO 9001:2015), e richiede una riflessione nuova. Si chiede infatti all’Organizzazione di gestire ogni singolo processo/attività e le sue modifiche secondo il “Risk Based Thinking” ovvero considerandone tutti i rischi correlati, intesi sia in senso negativo (“minaccia”) che positivo (“opportunità”). Sarà quindi necessario guardare ai propri processi cercando di prevenire il più possibile i rischi che possono aver ricadute sui propri clienti e le altre parti interessate, e cogliere le opportunità che si presentano.
Ritroviamo questo approccio anche nella ISO 14001:2015, anche se in questo caso la novità non è così importante: nei sistemi di gestione ambientale era infatti già presente il concetto di “valutazione della significatività” degli aspetti ambientali, che riprendeva un approccio di questo tipo. Anche in questo caso però la prospettiva si amplia e si approfondisce, e la filosofia del “Risk Based Thinking” diventa basilare nella valutazione e gestione dei propri aspetti ambientali.
Rischi e opportunità così individuati diventano quindi basilari per la definizione degli obiettivi di miglioramento.
Proprio per questo nuovo approccio nelle edizioni 2015 delle norme non troviamo più le “azioni preventive”, che diventano parte integrante del “Risk Based Thinking”. Tutto il sistema, così strutturato, agisce infatti da “azione preventiva”

6 - La “Prospettiva di ciclo di vita”
Requisito specifico della ISO 14001:2015, che richiede di considerare gli impatti sull’ambiente lungo l’intera catena di valore e di tener conto dei problemi di ciclo di vita. Senza che sia richiesto di effettuare una vera e propria valutazione del ciclo di vita (LCA), già oggetto di norme specifiche, le Organizzazioni dovranno valutare non solo gli impatti ambientali diretti ma anche quegli impatti associati alle fasi a monte ed a valle della propria attività, per quanto sotto la loro influenza.
Aspetti come l’approvvigionamento di materie prime, la progettazione dei prodotti, la necessità di fornire specifiche informazioni agli utilizzatori dei beni, anche per la gestione del loro fine vita, dovranno quindi essere considerati dal Sistema di Gestione. Nei nuovi standard troviamo poi anche altre modifiche ai requisiti, sicuramente meno impattanti, ma che dovranno comunque essere considerate nell’adeguamento del proprio sistema di gestione.

La gestione del periodo di transizione.
Al fine di consentire alle Organizzazioni di adeguare i propri sistemi di gestione alle nuove norme, sono previsti 3 anni di transizione, nel corso dei quali saranno valide le certificazioni emesse sia in conformità all’edizione 2015 che alle edizioni precedenti. Tutte le certificazioni ISO 9001:2008 o ISO 14001:2004 emesse o rinnovate durante il periodo transitorio di 3 anni avranno però scadenza e saranno revocate a settembre 2018.
In questo periodo, le Organizzazioni dovranno quindi analizzare e comprendere i nuovi requisiti, rivedere il proprio sistema di gestione e valutarne gli adeguamenti necessari.

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